Κατηγορίες
Blog

5 tips για αποτελεσματική τηλεργασία

Η τηλεργασία είναι ένας (όχι και τόσο) νέος τρόπος εργασίας που ήρθε για να μείνει σε σταθερή βάση στην επαγγελματική μας ζωή.

Καταρχάς να εξομολογηθώ ότι ο όρος τηλεργασία ηχεί παράξενα στα αυτιά μου, κάτι σαν την τηλεομοιοτυπία (φαξ) που μέχρι να μάθω την ελληνική λέξη σταμάτησε να χρησιμοποιείται σαν τεχνολογία. Αλλά από σεβασμό στον κ. Μπαμπινιώτη που θέλει να παραγγέλνουμε “τροφοδιανομή” αντί για delivery, δεν θα αναφέρω τον όρο “work from home”,WFH ή remote work. Συνειδητοποιώ ότι και ο τίτλος μου έχει ήδη μια αγγλική λέξη αλλά δεν πειράζει.

Η τηλεργασία ήρθε για να μείνει

Η αποτελεσματική τηλεργασία αποτέλεσε μεγάλο θέμα κατά την περίοδο της πρώτης καραντίνας και συνεχίζει να αποτελεί θέμα προς επίλυση ακόμη και τώρα. Δεν είναι τυχαίο ότι είναι ένα από τα βασικά επιχειρήματα όσων είναι υπέρ της άμεσης επιστροφής στο γραφείο όταν καλυτερέψουν οι συνθήκες. Φυσικά υπάρχουν και άλλα όπως το δέσιμο ενός εργαζόμενου με μια εταιρία και με την ομάδα του, η κοινωνικοποίηση του ατόμου, το χτίσιμο κουλτούρας κλπ. 

Η αποτελεσματικότητα όσων τηλεργάζονται πιθανότατα είναι κάτι που θα μας απασχολήσει έντονα και στο μέλλον. Δεν είναι λίγες οι εταιρίες που είδαν τα θετικά της τηλεργασίας όπως το Twitter, ή η Microsoft και σκοπεύουν να την υιοθετήσουν μόνιμα. Κι αν κάποιες τεχνολογικές εταιρίες άρχισαν να ανακοινώνουν την πρόθεση τους, πολλές σχεδιάζουν ένα υβριδικό μοντέλο και ακόμα περισσότερες το εφάρμοζαν ήδη πριν την πανδημία.  

Σε πρόσφατο άρθρο της η εταιρία συμβούλων McKinsey μας προειδοποιεί ότι οργανισμοί με αποκλειστική απασχόληση γραφείου θα αντιμετωπίσουν προβλήματα ανταγωνιστικότητας ως εργοδότες από εδώ και στο εξής. Η τηλεργασία με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, νωρίτερα ή αργότερα, (θα) είναι στην εργασιακή μας ζωή.

Να ξεκαθαρίσουμε ότι υπάρχουν διαφορετικά μοντέλα απασχόλησης:

  • Δουλεύω μόνο από το γραφείο.
  • Δουλεύω από απόσταση κάποιες μέρες τον μήνα – Hybrid model
  • Δουλεύω από το γραφείο κάποιες μέρες τον μήνα – Hybrid model
  • Δουλεύω από απόσταση – Remote working
  • Δουλεύω από οπουδήποτε – Work from Anywhere

Με εξαίρεση το πρώτο πατροπαράδοτο μοντέλο, τα άλλα περιλαμβάνουν τηλεργασία. Επίσης προσοχή στο διαχωρισμό της δουλειάς από απόσταση και δουλείας από οπουδήποτε, έχει μεγάλη διαφορά.

Τηλεργασία σημαίνει όχι μετακίνηση από και προς τη δουλειά, όχι συγκεκριμένο ντύσιμο, μεγαλύτερη ευελιξία. Αλλά και πολλά πλεονεκτήματα για άτομα ΑΜΕΑ, για το περιβάλλον και για τους εργοδότες. Ένα πραγματικό όνειρο δηλαδή! #not_exactly.
Ας πάμε να δούμε όμως 5 tips για αποτελεσματική τηλεργασία.

1. Κανονικός χώρος εργασίας

Ίσως το σημαντικότερο πράγμα, μετά τη σύνδεση ίντερνετ, για να τηλεργαστεί κάποιος είναι να έχει έναν χώρο που να είναι εργασίας. Ένα σωστό γραφείο και μια σωστή καρέκλα ακόμα και μια δεύτερη οθόνη αν αυτό είναι απαραίτητο για τη δουλειά του. Αυτονόητο; Πόσους συναδέλφους, φίλους ή γνωστούς μας έχει ο καθένας που δούλεψαν ή δουλεύουν ακόμα από ένα τραπέζι κουζίνας ή από τον καναπέ τους; Μπορεί ένας άνθρωπος με πόνους σε βάθος χρόνου στον αυχένα ή στην πλάτη να είναι αποτελεσματικός; μάλλον όχι. Για όσους ψάχνουν συμβουλές για τη σωστή θέση εργασίας, συστήνω αυτό το άρθρο.

2. Οργάνωση και Προγραμματισμός

Ένα από τα πιο αγαπημένα μου ρητά είναι του Benjamin Franklin “By failing to prepare, you are preparing to fail”. Όταν κάποιος δεν εργάζεται σε περιβάλλον γραφείου η αυτοπειθαρχία του σίγουρα δοκιμάζεται. Ειδικά όταν εργάζεται από το σπίτι όπου η γραμμή μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής γίνεται σχεδόν ανύπαρκτη. Εύκολα ξεκινάς να κάνεις κάτι άλλο, να φας, να δεις κάτι άσχετο με την δουλειά σου και μετά η επάνοδος σε διάθεση εργασίας γίνεται πολλαπλώς πιο δύσκολη. 

Καταγράψτε το τι πρέπει να γίνει, όχι μόνο με την έννοια του επείγοντος αλλά και με την έννοια του σημαντικού. Προσπαθήστε να προγραμματίστε τη μέρα σας όσο μπορείτε, ακόμα και το πότε θα διαβάσετε τα emails σας, τα διαλείμματα που θα κάνετε ή πότε θα φάτε. Μην αφήνετε τον εαυτό σας να αισθανθεί ότι παρασύρεται και αφήνει άλλα σημαντικά πράγματα πίσω. Αυτή η αίσθηση της έλλειψης ελέγχου δημιουργεί άγχος και δεν σας κάνει αποτελεσματικούς. Το πιο συνηθισμένο χρονικό διάστημα προγραμματισμού στις θεωρίες διαχείρισης χρόνου είναι σε εβδομαδιαία βάση

3. Καθορίστε τους τρόπους επικοινωνίας

Ίσως η μεγαλύτερη πρόκληση στην τηλεργασία είναι η επικοινωνία. Κάποιοι τηλεργαζόμενοι αναφέρουν έλλειψη ουσιαστικής επικοινωνίας και κοινωνικοποίησης. Στον αντίποδα, άλλοι αναφέρουν υπερεπικοινωνία με συνεχή ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Παραφράζοντας τον Χρυσό Κανόνα συμπεριφοράς θα έλεγα “σεβαστείτε τον προγραμματισμό του συνεργάτη σας όπως θα θέλατε να σεβαστεί κι αυτός τον δικό σας”. Μη διακόπτετε τον συνάδελφο σας όταν εκείνος είναι σε κλήση ή παρουσιάζει κάτι. Στοιχειώδης κανόνας ευγένιας δηλαδή. Συμφωνήστε εσωτερικά πότε είναι καλύτερο να στέλνετε ένα άμεσο μήνυμα, πότε να κάνετε κλήσεις και πότε να στέλνετε ένα email

Στην αρχή της πανδημίας την άνοιξη, θυμάμαι γνωστή μου να μου λέει ότι κάθε μέρα το πρωί για περίπου μισή ώρα αλληλοκαλημερίζονταν (συγγνώμη κ. Μπαμπινιώτη) με τους συναδέλφους της σε διάφορα εταιρικά chats (να το πάλι το αγγλικό). Αυτή είναι η φυσική ανασφάλεια που νιώθει ένας τηλεργαζόμενος να δείξει ότι είναι παρών παρά το γεγονός ότι δεν έχει φυσική παρουσία. Αν νιώθετε την ανάγκη να πείτε καλημέρα στους συναδέλφους σας το πρωί, κάντε μια προγραμματισμένη βιντεοκλήση 5 λεπτών αντί να ανταλλάζετε μηνύματα ειδικά σε γκρουπ με πολλά άτομα. Χρησιμοποιώ τον όρο βιντεοκλήση επί τούτου για να πω ότι η χρήση κάμερας σε συναντήσεις μέχρι έναν λογικό αριθμό ατόμων αναβαθμίζει αισθητά την συνεργασία και την αίσθηση κοινωνικοποίησης των συμμετεχόντων.

4. Προσαρμόστε τον τρόπο δουλειάς σας

Μια ομάδα που έχει μάθει να συνεργάζεται στο διάδρομο μεταξύ συναντήσεων ή να παίρνει ένα approval όταν ο/η προϊστάμενος πάει από το γραφείο στο WC, μαθηματικά βέβαιο είναι ότι δεν μπορεί να τηλεργαστεί. Σε αυτό δεν φταίει η τηλεργασία όμως, αλλά ο τρόπος δουλειάς. Υπάρχουν πολλά εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν τη συνεργασία των ομάδων, πάρτε ιδέες σε αυτό το unplugged podcast. Τα εργαλεία από μόνα τους όμως δεν θα αυξήσουν την αποτελεσματικότητα αν δεν υπάρξει συνειδητοποίηση της ανάγκης για αλλαγή.

Σημαντική συμβουλή από πολλούς επαγγελματίες είναι ο προγραμματισμός των συναντήσεων σας με τις ομάδες εργασίας σε τακτική βάση με την λογική του παραδοτέου. Τι θα κάνει κάποιος μέχρι πότε, κι αν προκύψει κάποιο θέμα συζητήστε το στην επόμενη τακτική σας συνάντηση. Όσο στενότερη η συνεργασία με κάποιο άτομο ή ομάδα τόσο πιο πολλές οι τακτικές συναντήσεις. Ακόμα και 2 φορές μέσα στη μέρα με αμοιβαίο σεβασμό του ενδιάμεσου χρονικού διαστήματος. 

5. Σεβασμός ωραρίων

Η παγίδα στην οποία μπορεί να πέσει κάποιος με την τηλεργασία είναι να εργάζεται μέχρι αργά το βράδυ, σαφώς μη αποτελεσματικά, μέχρι να φτάσει στο burnout. Κι εδώ πάλι μπαίνει το κομμάτι της αυτοπειθαρχίας και του σεβασμού των συνεργατών. Αν έχετε ξεκινήσει από το πρωί, μη θεωρείτε ότι στις 9 μμ μπορείτε να εργαστείτε αποτελεσματικά. Κι αν ακόμη το κάνετε ορισμένες φορές, μην θεωρήσετε ότι θα μπορείτε σε βάθος χρόνου. Τηρείτε τα ωράρια και τις ρουτίνες που θα είχατε αν δουλεύατε σε ένα γραφείο, τίποτα περισσότερο και τίποτα λιγότερο.

Κλείνοντας, προσωπική μου άποψη είναι πως η τηλεργασία δεν μπορεί να είναι αναγκαία, αλλά επιλογή στην διακριτική ευχέρεια του εργαζόμενου. Άνθρωποι χωρίς τον κατάλληλο χώρο ή γονείς με παιδιά μικρής ηλικίας μπορεί να δυσκολευτούν σε συνθήκες εργασίας από το σπίτι. Τώρα που είναι αναγκαιότητα όμως, και ειδικά για εργαζόμενους γονείς υπάρχουν πολύ ωραίες συμβουλές εδώ.

Εδώ μπορείτε να διαβάσετε άλλα άρθρα μας για την περίοδο της πανδημίας όπως το Digital transformation και το Leadership.

BU+ Support Business Undercover

Πες μας τι σκέφτεσαι 👇

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *