Μάθε γιατί τα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων είναι απαραίτητα στην εξ αποστάσεως εργασία. Ανακάλυψε τις διαθέσιμες λύσεις και τους τρόπους που μπορούν να βοηθήσουν μια επιχειρήση.
Για να μάθετε περισσότερα για τα οφέλη και τις δυνατότητες που σας προσφέρουν οι τεχνολογικές μας λύσεις επισκεφθείτε την ιστοσελίδα της Intersys ή καλέστε την ομάδα της Intersys για μία δωρεάν συμβουλευτική συνάντηση.
Αν και το remote work είναι μια έννοια που προϋπήρχε του 2020, η πανδημία και οι εργασιακές ανάγκες που δημιουργήθηκαν την έφεραν στο παγκόσμιο προσκήνιο.
Κάθε επιχείρηση έπρεπε λειτουργήσει εξ αποστάσεως και το σύνολο των διαδικασιών της να μετασχηματιστεί. Ένα από τα κυριότερα προβλήματα που προκαλεί αυτή η ανάγκη, είναι η αποτελεσματική εξ αποστάσεως συνεργασία των εργαζομένων.
Είναι αναγκαίο κάθε πληροφορία και έγγραφο να είναι προσβάσιμα από παντού και η κοινοποίηση, επεξεργασία και αποθήκευση του να γίνεται με εύκολο και ασφαλή τρόπο.
Πώς πετυχαίνεται αυτό; Ο πιο ολοκληρωμένος και έμπιστος τρόπος είναι με τη χρήση κάποιου λογισμικού διαχείρισης εγγράφων.
Για να συζητήσουμε για το πώς μια επιχείρηση μπορεί να λύσει τα ζητήματα διαχείρισης εγγράφων και να αξιοποιήσει κάποιο εργαλείο, έχουμε στην παρέα μας τη Δήμητρα Χήνα, Senior Product Marketing Manager και τον Τάσο Τερλίδη, Senior Solutions Developer της Intersys.
Στο επεισόδιο συζητάμε
- Πώς η πανδημία άλλαξε τον τρόπο που δουλεύουμε
- Τα προβλήματα που προκύπτουν με την εξ αποστάσεως εργασία
- Τι είναι τα Cloud Workspace Stations και πώς βοηθούν τις επιχειρήσεις
- Ποιες δυνατότητες παρέχουν τα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων
- Τις διαθέσιμες λύσεις που υπάρχουν για τις επιχειρήσεις
Βρες την Intersys
- Η Dimitra China στο LinkedIn
- Ο Tasos Terlidis στο LinkedIn
- Η ιστοσελίδα της Intersys
- Η Intersys στο LinkedIn
Πώς η πανδημία άλλαξε τον τρόπο που δουλεύουμε
Προ πανδημίας, η εξ αποστάσεως εργασία ήταν μια έννοια που αν και υπήρχε, δεν ήταν ευρέως διαδεδομένη τόσο στην Ελλάδα, όσο και στο εξωτερικό.
Η πλειοψηφία των επιχειρήσεων είχε δομήσει τον τρόπο εργασίας με βάση τη δια ζώσης παρουσία των εργαζομένων. Κατά κύριο λόγο, το σύνολο των διαδικασιών πραγματοποιούνταν εντός της εταιρείας και οι πληροφορίες ήταν προσβάσιμες αποκλειστικά από τους τοπικούς servers της.
Όμως, οι εξελίξεις της πανδημίας έφεραν το remote work στο προσκήνιο, και το κατέστησαν ως πρακτικά τη μόνη διαθέσιμη μέθοδο που μια επιχείρηση μπορούσε να παραμείνει ενεργή.
Αυτή η μετάβαση από την δια ζώσης στην εξ αποστάσεως εργασία, δημιούργησε ένα σύνολο ζητημάτων και αναγκών, με μία από τις κυριότερες να είναι η αποτελεσματική εξ αποστάσεως συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων.
Ανάγκες που δημιούργησε η εξ αποστάσεως εργασία
Με τους και τις εργαζόμενες να εργάζονται αποκλειστικά remote, ολόκληρη η λειτουργία της επιχείρησης έπρεπε να μεταφερθεί online.
Πλέον, η επικοινωνία δεν ήταν τόσο απλή όσο μια βόλτα στο διπλανό γραφείο. Παράλληλα, κανένας και καμία εργαζόμενη δεν είχε πρόσβαση στον επαγγελματικό υπολογιστή. Η εύρεση πληροφοριών και εγγράφων δεν μπορούσε να γίνει με ένα γρήγορο search ή μια επίσκεψη στο Αρχείο.
Το σύνολο της επικοινωνίας, των πληροφοριών και των εγγράφων της επιχείρησης έπρεπε να μετασχηματιστεί σε ψηφιακή μορφή, η οποία να είναι προσβάσιμη από κάθε εργαζόμενο/η, όπου και αν βρίσκεται.
Για να το πετύχουν αυτό, είναι απαραίτητο οι επιχειρήσεις να στραφούν σε κάποιο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και τηλεργασίας.
Τέτοιου είδους εργαλεία είναι φτιαγμένα να διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων, τη διαχείριση εγγράφων, την αποθήκευση πληροφοριών και την αυτοματοποίηση διαδικασιών των επιχειρήσεων.
Όσο πιο εύκολα επικοινωνούν και συνεργαζόνται μεταξύ τους οι εργαζόμενοι/ες μιας επιχείρησης, τόσο αυξάνεται η παραγωγικότητα και η αποδοτικότητα τους. Οι χρόνοι απόκρισης προς τους πελάτες μειώνονται και αυξάνεται η ευελιξία του διαμοιρασμού της πληροφορίας.
Λογισμικά διαχείρισης εγγράφων και Cloud Workspace Stations
Καθώς όμως οι εργαζόμενοι/ες εργάζονται από το σπίτι, υπάρχει σημαντικός κίνδυνος κρίσιμες πληροφορίες και ευαίσθητα δεδομένα της επιχείρησης και των πελατών σας να διαρεύσουν.
Ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων πρέπει πραγματοποιεί όλες τις παραπάνω λειτουργίες, διασφαλίζοντας την προστασία των δεδομένων.
Ακριβώς αυτού του είδους τις λειτουργίες παρέχουν τα λεγόμενα Cloud Workspace Stations ή λογισμικά που λειτουργούν ως ψηφιακοί σταθμοί εργασίας που βασίζονται στις υπηρεσίες cloud.
Αξιοποιώντας το cloud, αυτά τα λογισμικά επιτρέπουν την απλή, άμεση και ασφαλή εξ αποστάσεως ανταλλαγή εγγράφων και πληροφοριών μεταξύ των εργαζομένων, από όπου και αν βρίσκονται.
Το μόνο απαραίτητο είναι ένας ηλεκτρονικός υπολογιστής και μια έμπιστη σύνδεση στο διαδίκτυο. Κάθε εργαζόμενος/η μπορεί να συνδεθεί από οπουδήποτε στο λογισμικό και να μοιραστεί ή λάβει έγγραφα σε ψηφιακή μορφή.
Η επιχείρηση διαθέτει τον απόλυτο έλεγχο των δικαιωμάτων και έχει κάθε χρήστης, επιβλέπει το σύνολο των ενεργειών που πραγματοποιούνται και έχει remote πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα και τα έγγραφα που ψηφιοποιούνται.
Παράλληλα, τα πιο ολοκληρωμένα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων προσφέρουν και δυνατότητες αυτοματοποίησης διαδικασιών.
Ενέργειες οι οποίες επαναλαμβάνονται περιοδικά και δεν απαιτούν ανθρώπινη κρίση, για παράδειγμα η διαγραφή βιογραφικών από τη βάση δεδομένων σας, μπορούν να αυτοματοποιηθούν.
Είναι χρήσιμα τα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων;
Για να συζητήσουμε πώς ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων βοηθάει μια επιχείρηση να γίνει πιο παραγωγική και να εξασφαλίσει αποτελεσματική και ασφαλή συνεργασία μεταξύ των ομάδων της, έχουμε στην παρέα μας τον Τάσο και την Μαρία από την Intersys.
Συζητάμε για τα προβλήματα που δημιούργησε η πανδημία στις επιχειρήσεις και τις διαθέσιμες λύσεις που προσφέρει η τεχνολογία. Άκουσε το!
Μάθε περισσότερα για το remote work
- Εργασία εξ αποστάσεως: Το remote & hybrid work — Θεόδωρος Παναγιωτόπουλος
- 5 tips για αποτελεσματική τηλεργασία
Sponsored Content by Intersys.
